Während meiner Kanban Workshops erzähle ich immer mit ein wenig Augenzwinkern, dass die Geburt meines Sohnes mit einem privaten Kanban geplant war. Natürlich ist das nur die halbe Wahrheit – obwohl alle die mich näher kennen, dies sogar für möglich halten würden.
Meine Partnerin und ich pflegen ein gemeinsames Kanban. In diesem Beitrag möchte ich zusammenfassen, wie wir Kanban für die Jahresplanung und im Alltag nutzen und was es mit dem Nachwuchs auf sich hat. Gleichzeitig ist dies ein Aufruf, es selber auszuprobieren – in der Partnerschaft, im Familienkontext oder einfach für das nächste private Projekt. Ihr könnt mir glauben, dass Ergebnis lohnt sich. 👶
Kanban im privaten Umfeld
Kanban wird schon lange nicht mehr nur im Unternehmenskontext verwendet. Viele derer, die Kanban im beruflichen Alltag einsetzen, nutzen die Vorteile auch im Privaten. Aufschreiben, Visualisieren und Limitieren – das alles hilft mir für meine Selbstorganisation. Personal Kanban hat viele Facetten. Während ich für mich persönlich immer ein kleines Kanban auf dem Tisch kleben habe, nutzen wir für unsere gemeinsame Planung eine Kombination aus physischem Kanban Board und digitaler Version, die wir von überall erreichen können. Partner Kanban funktioniert für uns in der Partnerschaft hervorragend.
Die grobe Planung: Ideen, Wünsche & Ziele für ein Jahr
Die Retrospektive, Planung und Durchführung läuft in folgenden Schritten ab:
- Gemeinsamer Rückblick auf das vergangene Jahr
- Einzelnes Schreiben von Ideen, Wünschen und Zielen auf neue Karten für das gesamte nächste Jahr
- Gegenseitiges Vorstellen und Platzieren in der Timeline, die in Quartale unterteilt ist
- Gemeinsames Verstehen, Besprechen und Priorisieren
- Kanban zu Hause aufhängen und
- Digitale Version erstellen und loslegen.
Für die Retrospektive und die grobe Planung des bevorstehenden Jahres nehmen wir uns explizit einige Stunden Zeit. Bspw. haben wir uns Ende 2016 an einem Wellness-Wochenende auf dem Land zwei Stunden Zeit genommen. Wir gehen dann Post-it für Post-it die „Done!“-Spalte durch und besprechen danach die Karten, die noch auf dem Board geblieben sind. Dieser Rückblick ist immer ganz besonders schön, da wir uns noch einmal an die vielen Erlebnisse und Momente des Jahres erinnern. Aber natürlich reflektieren wir auch die Dinge, die wir bewusst oder unbewusst verschoben haben und besprechen, ob diese noch relevant für uns sind.
Als nächstes stellen wir uns gegenseitig vor, was im kommenden Jahr passieren soll. Ganz besonders schön ist es natürlich, wenn wir feststellen, dass wir gemeinsame Ideen und Ziele haben. Uns schreckt es aber auch nicht ab, wenn dies nicht so sein sollte. Dies ist nämlich genau der richtige Zeitpunkt, darüber zu sprechen und uns klar zu werden, wie wir damit umgehen. Am Ende haben wir einen Plan für das Jahr, den wir beide für sinnvoll halten.
Die Feinjustierung: Tagesaktuelle Arbeit
Steht der Plan, wird das Kanban gut sichtbar im Arbeitszimmer platziert. Gleichzeitig übernehmen wir die Aufgaben auch in ein digitales Board. Wir nutzen Trello für diesen Zweck. Wir verstehen den groben Jahresplan als „Offene Aufgaben“. Bei der Überführung in die digitale Version erweitern wir das Board um die Arbeitsschritte „Next“, „In Arbeit“ und „Feedback“. Hier werden dann die Aufgaben aus der Quartalsübersicht durch das Kanban gezogen.
Die Granularität der Karten ist sehr unterschiedlich, da diese bspw. Wünsche, feste Termine oder konkrete Aufgaben beinhalten können. Die Unterscheidung ist oftmals schwimmend und für uns gar nicht so relevant. Wünsche wären bspw. „Viel Zeit mit Freunden verbringen“, „Mehr Sport machen“ oder „Ein gemeinsames Arbeitsprojekt planen“. Wir platzieren sie über dem Board, da sie allgemeingültig und nur grob auf das ganze Jahr verteilt sind. Im Laufe des Jahres versuchen wir, diese Karten mit Leben zu füllen und besprechen quartalsweise, ob unser Verständnis immer noch das Gleiche ist, ob wir etwas unternehmen sollten oder zufrieden mit dem Status-Quo sind. Sie sind eine Art Reminder für das, was ein „i-Tüpfelchen“ für uns ausmachen würde. Beispiele für geplante Termine sind dagegen „New Work Future Vortrag“ im Juni oder „Lange Reise in Elternzeit“ im 4. Quartal. Konkrete Aufgaben sind „Steuererklärung“ im 1. Quartal oder „Website aktualisieren“ im Januar.
Wichtige Arbeitsschritte sind dabei das Zerlegen in kleinere Aufgaben und das Einigen, wer sie erledigt. Wir nutzen die digitale Version somit auch für Aufgaben, die wir unabhängig voneinander bearbeiten. Das schafft für uns Transparenz und die Gewissheit, dass wir nichts vergessen.
Ergebnis: Was es uns bringt
Ich möchte nun an meine eingangs erwähnte Anekdote anknüpfen. Als wir die Planung für das Jahr 2016 im Dänemark-Urlaub durchführten, fanden sich zwei Post-its auf dem Board wieder, die wir unabhängig voneinander verfasst hatten:
„Urlaub zu Dritt“ & „Umzug zu Dritt“
stand da auf einmal in fetten Buchstaben geschrieben. Wie auch immer das geschehen konnte, dass „zu Dritt“ hat sich in der Zwischenzeit erfüllt und den Rest haben wir in das aktuelle Jahr geschoben.😌
Die ständige Sichtbarkeit des physischen Boards bzw. unseres gemeinsamen Plans ist uns wichtig. Wir finden es gut, diesen ursprünglichen Plan nicht aus den Augen zu verlieren und in regelmäßigen Abständen zu besprechen und zu aktualisieren. Die digitale Version hilft uns dabei, Transparenz darüber zu erhalten, was gerade wichtig ist und wer sich konkret darum kümmert.
Für uns ist das Partner Kanban ein Weg, unseren Wünschen und Zielen Ausdruck zu verleihen und ein gemeinsames Bild zu schaffen. Es treten im Leben genügend Überraschungen auf, die wir zu zweit bewerkstelligen müssen. Wir finden es gut, dass wir zumindest hier ein klares Verständnis über unsere Bedürfnisse und ein groben Plan für das Jahr haben.
Als Anregung empfehle ich zudem, einen gemeinsamen digitalen Kalender zu pflegen, der bei der generellen Planung von Terminen hilft und durch die Transparenz Missverständnisse verhindern kann.
