Manager in Retrospektiven

Ich hatte vor einigen Tagen eine Unterhaltung mit einem Kollegen darüber, ob Manager an Retrospektiven teilnehmen sollten oder nicht. Mein Kollege war der Meinung, dass es zu mehr Transparenz führen würde und die Manager ruhig mitbekommen sollten, was das Team bewegt. Ich bin hier anderer Meinung, da die Retrospektive dem Team gehört und das Event Raum für einen offenen Austausch innerhalb des Teams schafft.

Es fällt jedoch auch hier schwer zu generalisieren und es kommt auf verschiedene Faktoren an, wie bspw. die aktuelle Situation im Team oder dem Unternehmen, die zwischenmenschlichen Beziehungen, die Firmenkultur oder der Grad des agilen Verständnisses bei den Beteiligten. 

Einen Schritt zurück

Wofür sind Sprint Retrospektiven da? Während des Events schaut das Scrum Team auf den gerade vergangenen Sprint zurück und entwickelt zusammen einen Plan, um aufgedeckte Schwächen in Stärken umzuwandeln oder zu beseitigen. Im Vordergrund stehen dabei nicht nur die zwischenmenschlichen Beziehungen, sondern vor allem die Steigerung der Qualität der Arbeit und somit des Produkts. Die Inspektion der Dinge, die verbessert werden sollen und die Ausarbeitung von Maßnahmen zur Verbesserung, obliegen dabei den Beteiligten – dem Scrum Team.  Das Event bildet eine Art Schutzraum für das Team, um jegliche Schritte zu besprechen, die dazu führen, dass ein Team sich professionalisiert. Dieser Schutzraum muss meiner Meinung nach erhalten bleiben, denn nur das Team kann sich im Sinne der Selbstorganisation Ziele setzen.

Es sei nebenbei erwähnt, dass eine Retrospektive nicht dazu da ist, sich über die „Allgemeinsituation“ und „die da oben“ zu beschweren. Als Scrum Master ist hier ein entsprechendes Einlenken gefragt und Moderation erfordert, um einen konstruktiven Austausch über notwendige Verbesserungen zu erzielen. Es ist in diesen Momenten notwendig das Team daran zu erinnern, dass sie nur die Punkte und Aktivitäten vornehmen, auf die sie Einfluss haben bzw. selbstständig etwas bewegen können. Im Vordergrund stehen also die Aktionen, um sich zukünftig zu verbessern. Organisatorischen Schwachstellen nimmt sich der Scrum Master an und stützt sich hier auf die Erfahrungen und die Rückmeldungen aus dem Dialog mit dem Team.

Einen Schritt zur Seite

Meine Definition von „Manager“, die diesem Artikel zu Grunde liegt, lautet folgendermaßen:

• jemand in der Position eines Teamleads, der für Mitglieder des Scrum Teams zuständig ist,
• jemand in der Organisation der über Gehälter, Beförderungen o.ä. entscheidet oder
• jemand an den das Scrum Team „Reporten“ muss (bspw. C-Level-Management).

Was könnte passieren wenn Manager teilnehmen? Anwesende Manager könnten die Ursache dafür sein, dass Probleme nicht auf den Tisch kommen, weil sich unter Umständen die Teammitglieder nicht trauen wichtige Aspekte anzusprechen. Auch die Aktivität innerhalb der Retrospektive kann leiden, da sich bspw. Unbehagen breit macht oder der Manager eine dominante Rolle einnimmt. Auch wenn Manager sich während einer Retrospektive zurückhaltend verhalten, ist eine Konfrontation mit dem Gesagten von einzelnen Teammitgliedern im Nachhinein nicht selten oder führt zum Vertrauensbruch – man hat ja als Manager das Recht…

Einen Schritt vor

Wenn mich ein Manager fragen würde, ob er an einer Retrospektive teilhaben kann, dann gehe ich damit wie folgt um:

• Sagen sie „Nein“: Erläutern sie ihm, was Selbstorganisation* für ein Team bedeutet und aus welchem Grund die Immunität des Events wichtig ist.
• Sagen sie welche Rolle Manager in Scrum spielen: Manager haben keine Rolle in einem Scrum Team. Dennoch obliegt ihnen eine wichtige Funktion*, wie bspw. das Team zu „enablen“.
• Zeigen sie auf, dass die Ergebnisse kurz nach der Retrospektive zur Verfügung stehen: Die Aufarbeitung und Planung der nächsten Schritte nimmt ggf. noch einige Zeit in Anspruch, aber spätestens am nächsten Tag ist die Transparenz vorhanden.
• Machen sie deutlich, dass es nicht um die Beschneidung von Autorität geht: Manche Manager fühlen sich ausgeschlossen und reagieren daher ggf. nicht so, wie sie es erwarten würden. Räumen sie die Bedenken aus.

Letztendlich sind sie in der Rolle als Scrum Master dazu da, dass Team zu entwickeln und voran zu bringen. Alles was mit dem Management im Sinne des Teams besprochen werden muss, sollte der Scrum Master aktiv angehen. Die Frage zur Teilnahme an einer Retrospektive hat meines Erachtens häufig den „Smell“, dass bspw. an anderer Stelle die Transparenz fehlt oder das Vertrauen in das Team oder in Scrum nicht vorhanden ist.

Auch wenn ich gegen die Teilnahme von Managern an Team Retrospektiven bin, sind folgende Möglichkeiten aus meiner Sicht denkbar:

• Fragen sie das Team: Vielleicht sind Zugeständnisse denkbar, wie zum Beispiel die zeitweise Anwesenheit eines Managers in einer Retrospektive einmal im Monat oder Quartal. Sprechen sie jedoch vorab mit dem Team.
• Zuhören ja, aktiv teilnehmen nein: Eine weitere Strategie könnte das Festlegen von Regeln sein, die eine Teilnahme eines Managers als stiller Beobachter ermöglichen. Eine vorherige Festlegung von Regeln für den Event ist hier sehr wichtig.
• Zeigen sie regelmäßig auf, was sich getan hat: Reden sie darüber und zeigen sie, was sich in der Zusammenarbeit mit dem Team getan hat und was erreicht wurde. Nutzen sie die Transparenz die Scrum ihnen bietet, um die Frage eines Managers damit zu beantworten.

Wichtig ist hierbei vor allem, dass der Manager von ihnen erfährt, wie die Arbeit in einem Scrum Team und die Teilnahme an Retrospektiven funktioniert. Nehmen sie sich die Zeit die es benötigt, um dieses sensible und wichtige Event sowie die Regeln zu erläutern.

Mich interessiert wie immer ihre Meinung und Erfahrung. Gehören Manager wie Linienvorgesetzte oder C-Level-Manager in Retrospektiven? Macht es überhaupt einen Unterschied? Funktioniert es gut oder gar nicht? Worauf kommt es an, wenn es funktionieren kann?

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