Statistiken für Kanban Teams – Verbesserungen aufdecken

Wer hat schon Lust auf Statistik? Dennoch ist eine Betrachtung bestimmter Messgrößen sinnvoll, um Verbesserungspotentiale aufzudecken. Wir praktizieren in manchen Kanban Teams den sehr praktischen und einfachen Ansatz, der sich in fünf Schritte aufteilt:

  1. Zeitfenster für die Durchlaufzeit „in progress“ – Cycle Time
  2. Erledigte Karten direkt am Board nach der Durchlaufzeit gruppieren
  3. Augenfällige Durchlaufzeiten ansprechen
  4. Lead Time – gesamte Durchlaufzeit von „Aufgabe entsteht“ bis „Fertig“
  5. Gibt es verschiedene Typen von Aufgaben?

Schritt 1: Zeitfenster für die Durchlaufzeit „in progress“ – Cycle Time

Die einfachste Version besteht darin, die Anfangszeit direkt auf den Karten zu vermerken, sobald die Arbeit an einer Karte begonnen wird. Sobald alles für die Karte erledigt ist und die Karte „fertig bearbeitet“ ist, wird nicht die Endzeit, sondern direkt die Durchlaufzeit errechnet und auf der Karte vermerkt. Wir berechnen das in einer Genauigkeit von halben Tagen. Es geht nur darum zu vermerken wie lange die Karte am Board „in progress“ hing. Das kann das Team direkt selbst machen. Empfehlung: Das Team fragen, ob sie in diesem Punkt mithelfen.

Schritt 2: Erledigte Karten direkt am Board nach der Durchlaufzeit gruppieren

Die Spalte in der alle erledigten Karten gehängt werden nenne ich folgend „Done“-Spalte. Die „Done“-Spalte unterteilen wir in Zeitfenster. Ist eine Karte erledigt, wird sie direkt einem Zeitfenster zugeordnet und wird dort aufgehängt. Ein Beispiel: „5 Tage“.

Über die Dauer „5“ spricht man zusammen, in der Form „Wann würdet Ihr Euch beginnen unwohl zu fühlen, wenn eine Karte länger hängt als wie viele Tage?“ „Wann beginnt eine Karte zu nerven?“  Das könnte dann eine gute Messgröße sein, in unserem Beispiel „5“.

Schritt 3: Augenfällige Durchlaufzeiten ansprechen

Wir sprechen Auffälligkeiten bei den Durchlaufzeiten direkt in den Daily Standups oder im Anschluss an und führen regelmäßig Retrospektiven durch. Besprochen werden zunächst nur die Karten, die in unserem Beispiel unter „>5 Tagen“ landen. „Warum dauerte die Karte so lange?“ Musste man auf etwas oder jemand warten?“, „War die Karte zu groß?“

Der Kanban-Coach kann für sich auch die durchschnittliche Zeit der Karten unter „„Wir wollen zukünftig möglichst die Karten nach 2 Tagen fertig haben“.

Die meisten Kanban-Boards haben eine „Fast lane“ für Notfälle. Gibt es eine solche „Fast lane“, so erhält diese in der „Done-Spalte“ eine gesonderte Zahl, da Notfälle meist schneller bearbeitet werden wollen, z.B. „1 Tag“.

Schritt 4: Lead Time – gesamte Durchlaufzeit von „Aufgabe entsteht“ bis „Fertig“

Auch die Anfangszeit bei der Entstehung einer Karte kann direkt auf der Karte notiert werden. Dann kann die Dauer zwischen dieser Anfangszeit und der Anfangszeit, die das Team notiert, wenn sie eine Karte beginnen zu bearbeiten, errechnet werden. Diese Zeit zeigt an, wie lange eine Aufgabe / Karte auf den Beginn der Bearbeitung wartet. Das ist eine Aufgabe für den Kanban-Coach, der damit prüft, ob diese Zeit stimmig ist.

Schritt 5: Gibt es verschiedene Typen von Aufgaben?

Wir messen, welche Arten von Aufgaben wie oft auftauchen, durch farblich unterschiedliche Karten am Board. Der Kanban-Coach zählt dann die Karten in der „Done-Spalte“ der unterschiedlichen Farben und setzt sie zueinander ins Verhältnis. „Stimmt das Verhältnis?“, „Entspricht das Verhältnis dem was das Team als Aufgabe hat?“

Dieser Schritt funktioniert dann, wenn die Karten ungefähr gleich groß sind. Die Schritte 1-4 helfen, damit die Karten mit der Zeit eine ähnliche Größe haben. Ziele, wie bspw. die Bearbeitung von 30% neuen Funktionen oder 10% Refactoring, lassen sich so leicht steuern. Tauchen zu viele Refactorings auf, werden zum Beispiel weniger davon in die Bearbeitung gegeben.

Für den Anfang reichen die beschriebenen Messungen völlig aus. Benötigt man noch andere Messgrößen, werden diese im Laufe der Zeit von selber sichtbar.

Resümee

Das Team und der Coach haben durch die oben beschriebenen Schritte stets einen Überblick, direkt am Kanban-Board visualisiert. Und etwas das visualisiert ist, kann besprochen und verbessert werden. Ein weiterer Vorteil dieses praktischen Ansatzes ist es, dass der Kanban-Coach keine aufwändigen Tabellen führen muss. Somit betreibt er gleichzeitig Lean Management.

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1 Kommentar

  • Joachim

    12. November 2010

    danke für die Tipp’s.

    Ich habe auch einen:
    Wir benutzen zur Zeit für alle Karten die reinkommen verschiedene Farben je nach KW.
    Damit sieht man dann sehr schnell und auch von weiter weg ob es Themen gibt die länger als 5-7 Tage laufen und wie viele.

    Ist nicht ganz so genau, aber dafür auch sehr einfach.

    Gruß Joachim

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