Gastbeitrag: Blockkarten für Kanban Teams – Verbesserungen aufdecken

Gastbeitrag: Susanne Reppin @stohh

Blockkarten sind nur eine von vielen Möglichkeiten um Verbesserungspotentiale zu entdecken. Wir benutzen dieses Werkzeug (lasst es uns so bezeichnen) in mehreren Teams mit großem Erfolg. Was Blockkarten sind und wie wir sie einsetzen, lässt sich folgendermaßen beschreiben…

Was ist eine Blockkarte?
In der Praxis sind dies bei uns quadratische Post-its. Sie werden direkt auf die Kanban Karte geklebt, sobald kein Teammitglied mehr an dieser Karte weiterarbeiten kann, die Karte aber noch nicht abgeschlossen ist.

Das wichtige Merkmal einer Blockkarte ist, dass sie eine Karte, sofort und klar erkennbar, als blockiert kennzeichnet. Wir vermerken darauf die Anfangszeit und den Grund. Ist die Blockade aufgelöst, so notieren wir die Dauer der Blockade und befestigen die Blockkarte auf der Rückseite der Kanban Karte. Wird diese Karte später besprochen, kann man die Informationen auf der Blockkarte in die Analyse einbeziehen.

Wann ist eine Kanban Karte blockiert?
Sobald keiner im Team an dieser Kanban Karte weiter arbeiten und/oder helfen kann. Meist sind es Abhängigkeiten von außen, hier einige Beispiele:

  • Warten auf eine Antwort von Herrn X
  • Warten bis Bestellung eintrifft
  • Warten bis Teammitglied Y aus dem Urlaub zurück ist
  • Warten bis der Vorstand eine strategische Entscheidung gefällt hat
  • Warten bis Team Z einen Teil entwickelt hat

Erste Maßnahme
Das Team versucht gemeinsam zu klären, ob sie eine Möglichkeit sehen oder Idee haben, wie die Blockade aufgehoben werden könnte. Das kann auch bedeuten, dass der Kanban Coach gebeten wird etwas zu tun und zu helfen, zum Beispiel bei organisatorischen Angelegenheiten.

Wenn die Blockkarte nicht zu entfernen ist, bleibt sie vorerst hängen und „nervt“ – denn auch blockiert zählt sie zum limitierten „Work in Progress“ (WIP).

Lernen
Im allerbesten Fall wird jede Kanban Karte mit Blockkarte kurz besprochen, sobald sie abgeschlossen ist. Das Team stellt sich die Frage: „Was können wir tun, damit solch eine Blockade nicht wieder passiert?“

Die einfache Antwort kann sein: „Das war eine absolute Ausnahme, wir brauchen nicht drüber nachdenken, weil dieser Fall zu selten auftritt.“ Das Team entscheidet in jedem Fall, ob es über Lösungen nachdenken möchte. Bei häufigem Auftreten desselben Typs von Blockkarten, wird das Team im Normalfall automatisch nach einer Lösung suchen, z.B. „Warten bis Bestellung eintrifft.“

Verbesserungen, Gespräche darüber und die Entscheidung, ob im Einzelfall darüber nachgedacht wird, brauchen Raum und ein wenig Zeit. Retrospektiven sind sehr geeignet dafür. Eine zusätzliche Möglichkeit nutzen wir direkt nach den Daily Standups. Das ist eine günstige Zeit, weil keiner seine Arbeit unterbrechen muss und so die kontinuierliche Verbesserung täglich stattfinden kann.

Es gibt durchaus auch immer wiederkehrende Wartezeiten, die akzeptiert werden und für die nur eine Lösung gefunden werden muss. Beispielsweise „warten bis bestellte Hardware eintrifft“. Eine von vielen Lösungen könnte für diese Art von Blockaden der sogenannte „Parkplatz“ sein, ein markierter Bereich am Board. Dort werden blockierte Karten geparkt, bis die Arbeit wieder aufgenommen werden kann. Für manche Teams funktioniert der Parkplatz. Oft werden die Karten dort jedoch vergessen. In jedem Fall „nerven“ sie dort weniger.

Resümee
Der Effekt der Blockkarten ist, dass Team sucht konsequent nach Lösungen bzw. trifft Gegenmaßnahmen, damit Blockkarten erst überhaupt nicht entstehen. Letztendlich werden es im Laufe der Zeit immer weniger und der Flow erhöht sich sowie die Zufriedenheit des Teams.

Erfahrungsgemäß entstehen Blockkarten oft für sehr große Kanban Karten. Sucht man Lösungen, versuchen die Teams die Karten in Zusammenarbeit mit dem „Autor“ der Karten kleiner und gleichmäßiger groß zu gestalten, was letztendlich zu einer besseren Planbarkeit führt.

Durch weniger Blockkarten entstehen weniger Unterbrechungen und somit eine höhere Qualtität.

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